Mit dem Thema Buchhaltung und Buchführung werden alle Selbstständigen und Unternehmer ab Anfang der Betriebsgründung konfrontiert. Sie gilt in Deutschland verpflichtend für alle Gewerbetreibenden und ist ein wesentlicher Bestandteil eines Betriebs. Umso wichtiger ist es zu wissen was zu beachten ist um regelkonform zu arbeiten. Der folgende Artikel gibt Einblick in die Basics der Buchhaltung, erläutert die wichtigsten Begriffe die Sie als Händler oder Dienstleister in Deutschland zu diesem Thema kennen sollten und erklärt was Sie bei der Wahl Ihrer Software beachten müssen um Ihre Buchhaltung effizient erledigen zu können.
Was genau versteht man eigentlich unter Buchhaltung?
Unter Buchhaltung versteht man die Gestaltung aller Abläufe, die sich mit den Zahlungsvorgängen eines Unternehmens beschäftigen. Ob Angebote erstellen, Rechnungen generieren oder Belege buchen, die Buchführungspflicht dokumentiert und ordnet alle Geschäftsvorfälle und ist gesetzlich vorgeschrieben. Sie gibt somit Auskunft über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens und dient dazu am Jahresende ein Geschäftsergebnis zu ermitteln.
Was ist Buchführung?
Als Buchführung bezeichnet man genaugenommen die Methode, mit der die in der Buchhaltung anfallenden Aufgaben erledigt werden, d.h. wie Sie sämtliche Geschäftsvorfälle wie bspw. Einnahmen, Ausgaben oder Investitionen erfassen.
Welche Methoden der Buchführung gibt es?
Die Buchführung kann auf zwei unterschiedliche Arten bewerkstelligt werden: mit der Methode der einfachen oder der doppelten Buchführung. Die beiden Arten unterscheiden sich sowohl in den Buchungsvarianten als auch in der Form ihrer Gewinnermittlung. Der wesentliche Unterschied aus unternehmerischer Sicht besteht vor allem im Aufwand. So ist die einfache Buchführung weitaus weniger aufwendig und komplex als die Doppelte. Welche Art der Buchführung anzuwenden ist, hängt sowohl von Unternehmensgröße als auch Rechtsform ab und ist gesetzlich festgesetzt.
| Einfache Buchführung (EÜR) | Doppelte Buchführung (Bilanz, GuV) |
|---|---|
| Freiberufler | Kaufmann e.K. |
| Kleingewerbetreibende | OHG und KG |
| Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) | Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG, AG, KGaA |
| Partnergesellschaft mbB |
Buchführungsmethoden nach Unternehmensrechtsform
Bei der einfachen Buchführung werden in zeitlich geordneter Abfolge alle Ausgaben und Einnahmen, also alle Geschäftsvorfälle eines Betriebs verbucht. Der Gewinn einer bestimmten Rechnungsperiode (z.B. Monat, Quartal oder Geschäftsjahr) wird einfach durch die Differenz aller Einnahmen minus jeglicher Ausgaben in dieser Periode ermittelt. Diese Form der Buchführung nennt man Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Sie gilt für Selbstständigen, Kleingewerbetreibende und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR).
Wie der Name bereits andeutet wird bei der doppelten Buchführung der Gewinn auf zweifache Weise errechnet. Einmal durch den Vergleich des Firmenvermögens zu Beginn und Ende des Betrachtungszeitraums in der sogenannten Bilanz und ein weiteres Mal durch Einnahmen und Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Da beide Gewinnermittlungsmethoden für denselben Zeitraum dasselbe Ergebnis liefern müssen, dienen sie zusätzlich als gegenseitige Kontrollinstanz. Dadurch ist diese Art der Buchführung zuverlässiger, jedoch auch um einiges komplexer und aufwändiger als die einfache Variante. Die doppelte Buchführung ist vor allem für größere Unternehmen, wie GmbHs, UGs (haftungsbeschränkt), OHGs und KGs sowie eingetragene Kaufleute gesetzlich vorgeschrieben. Eine detaillierte Betrachtung der beiden Buchführungsmethoden folgt weiter unten im Artikel.
Welche Aufgaben hat die Buchhaltung/Buchführung?
Einerseits liefert die Buchhaltung die Zahlen für die Ermittlung der zu bezahlenden Steuern, sei es die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Einkommensteuererklärung bzw. Körperschaftsteuererklärung. Andererseits dienen die aus der Buchhaltung bzw. der Bilanz ermittelte Kennzahlen der Beurteilung des „Gesundheitszustandes“ eines Unternehmens, da durch sie die Geschäftszahlen und so der aktuelle wirtschaftliche Status einsehbar und Fragen zur Liquidität beantwortet werden können. Diese Kennzahlen sind sowohl für den Unternehmer selbst, als auch für etwaige Geldgeber wie Banken oder Investoren wichtig.
Welche Buchhaltungspflichten nach GoBD?
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Hier ist gesetzlich festgelegt, welche Vorschriften und Pflichten beim Thema Buchhaltung gelten und somit zu beachten sind. Einer der wichtigsten Punkte betrifft die Belegführung. Alle Belege müssen unbedingt nachvollziehbar und vollständig, chronologisch in physischer oder elektronischer Form abgelegt werden. Die Belege müssen zwecks der Datensicherheit zudem absolut sicher abgespeichert werden und zwar so, dass eine nachträgliche Veränderung nicht mehr möglich ist und Manipulationen verhindert werden.
Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?
Generell gilt die Aufbewahrungspflicht für alle Buchhaltungsunterlagen. Belege, Rechnungen, Jahresabschlüsse usw. müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden. Handelsbriefe, wie etwa Korrespondenzen betreffend einer Anbahnung, Durchführung oder Stornierung eines Angebots, also jegliche schriftlich festgehaltene Kommunikation mit geschäftlichem Inhalt sind für mindestens 6 Jahre aufzubewahren.
Wie funktioniert die einfache Buchführung/Einnahmenüberschussrechnung?
Die einfache Buchführung gilt für alle Selbstständigen, Kleingewerbebetreiber und GbRs. Dokumentiert werden hier die Geschäftsvorfälle der Einnahmen, also aller erhaltenen Zahlungen von Kunden; der Ausgaben, dazu zählen alle geleisteten Zahlungen an Lieferanten, Geschäftspartnern und Abgaben an das Finanzamt sowie aller Investitionen die getätigt wurden. Die Berechnung des Gewinns erfolgt sehr simpel, indem von allen Einnahmen jegliche Ausgaben und Abschreibungen der getätigten Investitionen subtrahiert werden. Diese Methode nennt man Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Das Konzept der einfachen Buchführung ist also sehr leicht umzusetzen und folgt immer dem gleichen Schema.
Zuerst müssen alle betrieblichen Einnahmen festgestellt werden. Im Rahmen der Gewinnermittlung sind alle Unternehmen rechtlich verpflichtet alle Verkäufe und bezahlte Kundenrechnungen lückenlos in zeitlich korrekter Reihenfolge aufzubewahren. Ebenso muss auch mit den Ausgaben vorgegangen werden. Zu den Ausgaben zählen beispielsweise auch Zahlungen an das Finanzamt im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) sowie der Umsatzsteuererklärung.
Wenn Maschinen, Betriebsausstattungen oder andere Dinge angeschafft werden, die über einen längeren Zeitraum genutzt werden und deren Anschaffungskosten die Summe von 800 Euro überschreiten, so gelten diese Anschaffungen als Investitionen. Diese können nicht sofort als Ausgaben deklariert werden, sondern müssen über den anberaumten Zeitraum der typischen Nutzungsdauer der Investition als Abschreibung in die EÜR miteinbezogen werden. Während der Dauer der Abschreibung müssen diese Investitionen in einem eigenen Anlageverzeichnis festgehalten werden. Wie hohe Abschreibungsbeträge hier geltend gemacht werden können, ist jeweils von der Art der Anschaffung abhängig. Die Nutzungsdauer für die meisten typischen Investitionen wird vom Finanzamt vorgeschrieben. So wird bei der Anschaffung eines Computers um 1200 € mit einer typischen Nutzungsdauer von drei Jahren gerechnet und somit über diesen Zeitraum abgeschrieben. Pro Jahr beträgt die Abschreibung hier also 400 €. Anschaffungen unter 800 € netto sind ein sogenanntes geringwertiges Wirtschaftsgut und können sofort als Ausgabe in der EÜR berücksichtigt werden.
Wie funktioniert die doppelte Buchführung?
Die doppelte Buchführung erfordert ein umfangreiches Wissen und ist weitaus komplexer als die einfache Buchführung. Auch wenn die praktische Umsetzung der doppelten Buchführung durch speziell ausgebildete Bilanzbuchhalter erfolgt, sollte jeder Unternehmer in dessen Unternehmen die doppelte Buchführung angewandt wird, die grundlegenden Prinzipien dieser Methode kennen um das Ergebnis – die Bilanz – verstehen und interpretieren zu können. Diese Grundlagen wollen wir versuchen in der Folge zu vermitteln. Zusammengefasst sind diese:
- Zweifache Ermittlung des Betriebsergebnisses durch Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
- Zuordnung jedes Geschäftsvorfalls zu Konten („Buchung“).
- Doppelte Buchung jedes Geschäftsvorfalls auf Soll- und Haben-Konten.
Was ist die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)?
Wie schon eingangs erwähnt erfolgt die Ermittlung des Geschäftsergebnisses – also Gewinn- bzw. Verlust – bei der doppelten Buchführung auf zweifache Weise. Einerseits werden in der Bilanz die Vermögenswerte (Aktiva) und die Schulden bzw. Verbindlichkeiten (Passiva) am Ende der Berechnungsperiode (z.B. Geschäftsjahr oder Geschäftsquartal) denen am Anfang gegenübergestellt. Aus der Differenz ergibt sich der Gewinn bzw. Verlust nach der einfachen Formel:
Ergebnis = (Aktiva [Ende] – Passiva [Ende]) – (Aktiva [Anfang] – Passiva [Anfang])
Ist das Ergebnis positiv wurde ein Gewinn erwirtschaftet, ist es negativ ein Verlust. Bei den Aktiva wird noch grundlegend zwischen Anlagevermögen, wie Maschinen, Gebäuden und längerfristigen Finanzanlagen, und Umlaufvermögen, wie Bankkonten, Lager und ausständigen Forderungen unterschieden. Zu den Passiva zählt auch das Eigenkapital des Unternehmens.
Zusätzlich zur Bilanz werden in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sämtliche Geschäftsvorgänge als Aufwendungen, d.h. Kosten für Personal, Miete, Material, Abschreibungen für Investitionen etc. und Erträge, d.h. Einnahmen aus Produktverkäufen, Dienstleistungen etc. erfasst. Der Gewinn bzw. Verlust wird hier durch die Formel
Ergebnis = Erträge – Aufwendungen
ermittelt.
Zusammen bilden Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung den Jahresabschluss des Unternehmens und somit das Ergebnis der Buchhaltung bzw. Buchführung. Beide Methoden zur Ergebnisermittlung müssen naturgemäß dasselbe Resultat liefern.
Welche Rolle spielen Konten bei der doppelten Buchführung?
Ein weiteres grundlegendes Prinzip bei der doppelten Buchführung ist die Zuordnung jedes Geschäftsvorfalls zu Konten. Die Konten dienen dabei sozusagen der Kategorisierung des Geschäftsvorfalles um schließlich die entsprechenden Werte für unterschiedlichen Posten in der Bilanz bzw. GuV zu erhalten. So wird z.B. eine Ausgabe für Marketingmaßnahmen auf das Konto für Werbungskosten gebucht. Grundlegend wird hier zwischen der Bilanz und der GuV zugeordneten Konten unterschieden. Der Bilanz zugeordnete Konten sind die sogenannten Bestandskonten. Man unterscheidet bei den Bestandskonten zwischen Aktiv- bzw. Passivkonten, je nachdem ob diese in der Bilanz auf der Seite der Aktiva oder der Passiva aufscheinen. Bei der GuV gibt es analog Ertrags- und Aufwandskonten, die sogenannten Erfolgskonten.
Bei der doppelten Buchführung muss nun jeder Geschäftsvorfall doppelt, also auf jeweils zwei Konten gebucht werden. Auch daher kommt die Bezeichnung „doppelte Buchführung“. Bei unserem Beispiel mit den Kosten für die Marketingmaßnahmen ist einerseits das der GuV zugeordnete Aufwandskonto für Werbungskosten betroffen, andererseits das dem Bankkonto zugeordnete Aktivkonto für die Bilanz, von dem die entsprechende Rechnung überwiesen wird. So wird sichergestellt, dass Bilanz und GuV bei jedem Geschäftsvorfall immer synchron gehalten werden bzw. immer die beide Betrachtungsweisen – „Einnahme/Ausgaben“ und „Veränderung des Firmenvermögens“ – berücksichtigt wird.
Was bedeutet Soll und Haben bei der doppelten Buchführung?
Zusätzlich zur doppelten Buchung über Aktiv- bzw. Passivkonten und Ertrags- bzw. Aufwandskonten wird jeder Geschäftsvorfall noch nach Aus- bzw. Eingang eingeteilt. Dazu verfügt jedes Konto über eine Soll- und eine Haben-Seite, auch als linke (Soll) und rechte (Haben) Seite bezeichnet. Dabei ist wichtig zu verstehen, dass „Soll“ und „Haben“ nichts mit den entsprechenden deutschen Verben zu tun haben sondern es sich nur um Ausdrücke für die Buchungslogik handelt.
Bei Aufwandskonten werden Kosten immer im Soll gebucht, bei Ertragskonten Eingänge immer im Haben. Bei Aktivkonten werden Zahlungszugänge im Soll und Zahlungsabgänge im Haben gebucht, bei Passivkonten genau umgekehrt. Daraus ergibt sich, dass bei der Buchung eines Geschäftsvorfalls immer ein Konto im Soll und ein Konto im Haben belastet werden muss.
Was versteht man unter Rechnungsabgrenzung?
Da Rechnungsstellung und Bezahlung bei einem Geschäftsvorfall nicht immer zum selben Zeitpunkt stattfindet, muss auch dieser Aspekt bei der doppelten Buchführung berücksichtigt werden um zu jedem Zeitpunkt ein korrektes Bild der Finanzen des Unternehmens zu erhalten. Bei unserem Beispiel mit der Rechnung für Marketingmaßnahmen, wird bei Rechnungseingang zunächst auf das Aufwandskonto für Werbungskosten im Soll gebucht. Auf der Haben-Seite wird derselbe Betrag auf ein Konto für offene Verbindlichkeiten gebucht. Sobald die Rechnung bezahlt wird, wird das Konto für offene Verbindlichkeiten durch eine Buchung im Soll ausgeglichen und der Zahlungsabgang von dem Bankkonto zugeordneten Buchungskonto entsprechend im Haben dokumentiert. Dadurch wird sowohl der Stand der offenen Verbindlichkeiten als auch der Stand des Bankkontos auf den jeweils korrekten Stand nach der Bezahlung der Rechnung gebracht.
Das gleiche Konzept kommt auch bei an Kunden gestellte, offenen Rechnungen zur Anwendung. Hier wird der Rechnungsbetrag zunächst unter dem entsprechenden Ertragskonto im Haben und unter einem Aktivkonto für offene Forderungen im Soll verbucht und erst bei Bezahlung durch den Kunden auf dem entsprechenden Aktivkonto für den Zahlungseingang (z.B. Bank) im Soll und im Gegenzug beim Aktivkonto für offene Forderungen im Haben.
Welche Bedeutung hat die Inventur bei der doppelten Buchführung?
In der Bilanz gibt es auch Aktivkonten, die den Wert der im Lager liegenden Produkte, also Handelsware bzw. bei produzierenden Unternehmen Rohmaterialien, Halbfertig- und Fertigprodukte, abbilden. Für diese Konten muss der zum Bilanzstichtag korrekten Wert festgestellt werden. Den Vorgang zur Bestimmung des korrekten Wertes nennt man Inventur. Diese wird üblicherweise zum Bilanzstichtag, d.h. am Ende der Bilanzierungsperiode durchgeführt. Dabei wird der tatsächliche Lagerstand ermittelt, d.h. gezählt bzw. gewogen. Damit soll sichergestellt werden, dass ein etwaiger Schwund oder andere Abweichungen, z.B. durch eine fehlerhafte Erfassung von Zu- oder Abgängen korrigiert wird und der in der Bilanz ausgewiesene Wert, dem tatsächlichen Lagerwert entspricht. Im Zuge der Inventur können auch etwaige Wertberichtigungen durchgeführt werden. Hat sich etwa der Wert einer Ware durch eine längere Lagerdauer reduziert, so muss diese Wertänderung durch eine entsprechende Berichtigung in der Bilanz erfasst werden.
Je nach Unternehmen, kann es auch notwendig sein Teile des Anlagevermögens im Zuge der Inventur manuell zu zählen. Speziell im Fall von beweglichen Maschinen oder Büroausstattung, die über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden muss, kann es außerdem notwendig sein zu bestimmen ob sämtliches Inventar noch tatsächlich vorhanden ist.
Was ist ein Kontenrahmen bzw. Kontenplan?
Da bei der doppelten Buchführung eine Vielzahl von Konten existieren und die unterschiedlichen Geschäftsvorfälle den jeweiligen Konten konsistent zugeordnet werden müssen, ist es sinnvoll einheitliche Kontensysteme zu verwenden. Welche Konten im Zuge der doppelten Buchführung geführt werden wird so im Kontenrahmen festgelegt. Für verschiedene Branchen haben sich unterschiedliche Standardkontenrahmen bewährt. Die in Deutschland gebräuchlichsten Standardkontenrahmen sind SKR03 & SKR04. Sie unterscheiden sich in der Art der Gliederung der Konten. SKR03 folgt dem Prozessgliederungsprinzip, während SKR03 nach dem Aufbau der Bilanz gegliedert ist. Üblicherweise legt der Steuerberater den verwendeten Kontenrahmen fest. Diese Festlegung sollte so früh wie möglich nach der Unternehmensgründung erfolgen, da dieser spätestens nach der Erstellung der ersten Bilanz nicht mehr geändert werden kann, da sonst kein Vergleich mit dem vorhergehenden Betrachtungszeitraum mehr möglich ist. Auch im Falle der Softwarenutzung mit Bezug zu Buchungskonten – also Buchhaltungssoftware aber auch Warenwirtschaftssoftware wie z.B. ETRON onRetail – ist unbedingt darauf zu achten, dass der korrekte Rahmen von Anfang an eingestellt ist, damit alle Geschäftsvorfälle von Anfang an den richtigen Konten zugeordnet werden und nicht nachträglich in mühsamer Handarbeit umgeordnet werden müssen.
Was ist eine DATEV-Schnittstelle?
Um die Kommunikation zwischen Unternehmen und Steuerberatern zu vereinfachen und eine Grundlage für die organisierte Zusammenarbeit zu schaffen, gibt es das DATEV-Format. Es ist der Standard zum Austausch von Daten mit und zwischen Buchhaltungsprogrammen. Verfügt eine Kassen- oder Warenwirtschaftssoftware über eine DATEV-Schnittstelle, so können sämtliche durch diese Software erfassten Geschäftsvorfälle (Verkäufe, Bestellungen, etc.) bereits in der Software Buchungskonten zugeordnet werden. Über das DATEV-Format werden in der Folge sämtliche für die Buchhaltung relevanten Daten des Geschäftsvorfalls, sowie die zugeordneten Buchungskonten an die Buchhaltungssoftware bzw. den Steuerberater übergeben. In der Folge entfällt nicht nur die manuelle Eingabe sondern auch die zeitraubende Zuordnung sämtlicher Geschäftsvorfälle zu Buchungskonten in der Buchhaltung. Die Möglichkeit, sämtliche buchhalterische Daten auf Knopfdruck exportieren und importieren zu können, bedeutet eine massive Zeitersparnis für Unternehmer und für Steuerberater. Daher gibt es von Seiten der Steuerberater eine klare Empfehlung nur Software mit DATEV-Schnittstelle einzusetzen. ETRON onRetail verfügt über diese Schnittstelle und so ist eine einfache Übergabe sämtlicher Daten aus Kasse und Warenwirtschaft an den zuständigen Steuerberater gewährleistet. Um den DATEV-Export sinnvoll einzusetzen ist darauf zu achten, dass in ETRON onRetail derselbe Kontenrahmen eingestellt ist, der auch beim Steuerberater bzw. in der Buchhaltung verwendet wird (siehe oben). Nur dann können die über DATEV ausgetauschten Daten direkt weiterverarbeitet werden und somit durch den einfachen Zugriff auf alle Geschäftsdaten Bilanz, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung kostengünstig und effizient erstellt werden
Wie unterstützt Sie ETRON onRetail bei der Buchhaltung?
Die Warenwirtschaft und Kassenlösung von ETRON onRetail unterstützt den Unternehmer in vielseitiger Weise bei der ordentlichen und effizienten Buchhaltung. Angefangen beim Kassenbuch, den Aufzeichnungen der Warenbewegungen bis hin zur für bilanzierende Unternehmen verpflichtenden Inventur und der daraus folgenden Lagerbewertung, werden eine Vielzahl von Daten für die Buchhaltung durch die Software automatisch erhoben bzw. deren Auswertung erheblich vereinfacht. Natürlich ist die ETRON Lösung auch GoBD konform, sodass alle Belege manipulationssicher abgespeichert und aufbewahrt werden. Mit dem DATEV-Export verfügt die Software außerdem über eine Möglichkeit, sämtliche steuerrelevanten Daten auf Knopfdruck an den Steuerberater zu übermitteln.
Links:
https://de.wikipedia.org/wiki/Buchführung
https://de.wikipedia.org/wiki/Inventur
https://www.buchhaltung-einfach-sicher.de/grundlagen-doppelte-buchfuehrung
Helpcenter DATEV Export
