Moderne Kassen- und Computersysteme sind zuverlässig und sicher. Aber wie alle technischen Geräte, können sie plötzlich und unerwartet ausfallen. Einzelne Bauteile gehen spontan kaputt oder externe Einflüsse verhindern das Weiterarbeiten: Internetanbieter haben Serverausfälle oder ganze Häuserblöcke und Straßenzüge stehen bei gröberen Stromausfällen über Stunden schlicht ohne Stromversorgung da.
Auch wenn solche Situationen nicht der Regelfall sind, kann es nicht schaden, vorbereitet zu sein und Antworten auf folgende Frage zu haben: Was ist zu tun, wenn die Kasse ausfällt?
Allgemein gilt, dass Unternehmer verpflichtet sind, die jeweilige Ausfallursache schnellstmöglich zu beheben bzw. Maßnahmen zu deren Beseitigung zu treffen und dadurch sicherzustellen, dass die gesetzlichen Anforderungen an das Kassensystem wieder eingehalten werden.
Je nachdem welche Komponenten in welchem Ausmaß betroffen sind, müssen unterschiedliche Maßnahmen getroffen werden. Im Wesentlichen können die folgenden Szenarien unterschieden werden:
Ausfall der Signatureinheit
Wenn die TSE (zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung) ausfällt oder eine Cloud-basierten TSE nicht erreichbar ist, sind die Ausfallzeiten und der Ausfallgrund zu dokumentieren. Falls der Ausfall nur die TSE betrifft, kann das Kassensystem weiterhin verwendet werden, der Ausfall muss aber auf dem Beleg ersichtlich gemacht werden (§ 146a, 7.2). Bei ETRON onRetail ist das gewährleistet und passiert automatisch.
Ausfall vom Drucker
Geht der Drucker kaputt, entfällt die gesetzliche Belegausgabepflicht nach § 146a, 7.4. Es kann normal weitergearbeitet werden. Sollte ein Kunde einen Beleg benötigen, kann dieser als PDF abgespeichert und per E-Mail zugesandt werden.
Digitale Kassenbons, die direkt auf das Handy vom Kunden gesendet werden können, sind eine einfache und moderne Lösung, die ohne Drucker auskommt und somit auch zur Verfügung steht, wenn der Belegdrucker ausfällt. Erfahren Sie mehr über anybill auf https://www.etron.de/anybill-digitaler-kassenbon/.
Gegebenenfalls können Belege nachträglich auch per Post an Kunden gesendet werden, diese Möglichkeit ist für Unternehmer die Aufwändigste und verursacht durch das Porto zusätzliche Kosten.
Ausfall vom Internet
Die ETRON onRetail Kassensoftware bietet Online-Kassenbetrieb mit einem Notfallmodus. Das bedeutet, dass Sie bei einem Internetausfall regulär weiterarbeiten können – lediglich die Signatureinheit funktioniert nicht (siehe dazu weiter oben). Sobald die Internetverbindung wieder hergestellt ist, werden alle Belege automatisch nachgetragen.
Komplettausfall (Hardware, Server, …)
Wenn die Kasse gar nicht mehr geht, z.B. wenn die Hardware kaputt geht, die Server nicht erreichbar sind oder ein kompletter Stromausfall die Systeme lahmlegt, muss die Aufzeichnung der Belege ganz klassisch manuell auf Papier erfolgen. Es gelten die Regelungen wie bei der offenen Ladenkasse – während dieser Zeit ist eine Aufzeichnung auf Papier zulässig. (vgl. AEAO zu § 146, Nr. 3.2 und 3.3). Die Ausfallzeit des elektronischen Aufzeichnungssystems ist zu dokumentieren und soweit vorhanden durch Nachweise zu belegen (z. B. Rechnung über Reparaturleistung). Für den die manuelle Erfassung empfiehlt es sich, einfache handelsübliche vorgedruckte und durchnummerierte Kassenblöcke mit Durchschlag bereitzuhalten.
Professionelle Kassenhardware bietet mit Vor-Ort-Service oder Wartungsverträgen, die je nach Anbieter inkludiert oder als kostenpflichtige Option zugebucht werden können, eine gute Möglichkeit, Ausfallzeiten zu reduzieren. Zuverlässigen Schutz gegen Hardwareausfall bietet redundante (also mehrfach vorhandene) Hardware. Das ist zwar ein Kostenpunkt, erhöht aber allgemein die Ausfall-, Funktions- und Betriebssicherheit.Kontaktieren Sie bei Fragen Ihren persönlichen ETRON Berater!.
Quellen
§ 146 & Anwendungserlass: https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2020/Abgabenordnung/Vierter-Teil/Zweiter-Abschnitt/Erster-Unterabschnitt/Paragraf-146/inhalt.html
§ 146a & Anwendungserlass:
https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2020/Abgabenordnung/Vierter-Teil/Zweiter-Abschnitt/Erster-Unterabschnitt/Paragraf-146a/inhalt.html
