Ab dem 1.1.2020 gilt in Deutschland die neue Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, eine neue gesetzliche Regelung für Registrierkassen bzw. Kassensysteme. Die KassenSichV schreibt vor, dass im Einzelhandel sowie im Dienstleistungssektor nur noch manipulationssichere, elektronische Registrierkassen verwendet werden dürfen. Durch die KassenSichV müssen viele Einzelhändler, Dienstleister wie Friseure und auch Gastronomie-Betriebe ihr Kassensystem aufrüsten. Um die zentrale Funktion der elektronischen Registrierkasse nutzen zu können, brauchen Sie auch die passende Kassensoftware. Anstelle der früheren offenen Ladenkassen sind die modernen und manipulationssicheren Kassensysteme gefragt. Die gesetzliche Regelung KassenSichV dient dem Schutz vor Umsatzverkürzungen und vereinfacht außerdem die Buchführung. Ein modernes Kassensystem ist oft der erste Schritt zur Digitalisierung. Für die Zertifizierung der eingesetzten Sicherheitstechnologien (tSE) ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) verantwortlich.
Welche Funktionen hat die manipulationssichere Registrierkasse nach KassenSichV?
Die elektronische Kasse ermöglicht eine fortlaufende Aufzeichnung, die nicht veränderbar ist. Wenn Sie ein solches System nicht einsetzen, ist das Finanzamt nicht zur Annahme Ihrer Buchhaltung verpflichtet. Stattdessen kann es Ihre Umsatzzahlen und Einkünfte schätzen, um die Steuer berechnen zu können. Die neue Registrierkasse mit moderner Kassensoftware muss die aktuellen gesetzlichen Anforderungen der KassenSichV erfüllen:
- Retouren und Stornobuchungen
- Entnahmen
- Darstellung von einzelnen Positionen
- Darstellung der Zahlungsart (Bar, Girocard, Kreditkarte, …)
- Ausgabe von eine Tagesbericht (Z-Bon)
Wie ist eine Registrierkasse aufgebaut?
Die Kasse setzt sich aus einer Kassenlade für das Bargeld, einem Bondrucker für die Bon-Ausgabe und einem Touch-Display zusammen. Neben der klassischen, schweren Registrierkasse, die beispielsweise an der Supermarktkasse oder am Verkaufstresen der Bäckerei eingesetzt wird, gibt es platzsparende und auch mobile Systeme. Die Kassensoftware kann lokal oder besser im Rechenzentrum betrieben werden. Der Vorteil des Betriebs im Rechenzentrum ist die laufende Softwarepflege und automatische Sicherung. Da dafür eine stabile Internetleitung notwendig ist muss die Kassensoftware bei einem Internetausfall auch mit Notfallmodus betrieben werden können. Die technische Sicherheitseinrichtung (tSE) laut KassenSichV darf ab 2020 nicht fehlen.
Welche Branchenlösung suchen Sie?
Neben dem Kassenbetrieb können Sie mit modernen Kassensystemen auch Artikelstammdaten verwalten und die betriebswirtschaftlichen Berichte vorbereiten. Auch Lagerverwaltung, Inventur und das Bestellwesen (Warenwirtschaft) sind mit einer modernen Software schnell erledigt. Eine Kundenverwaltung (CRM-System) hilft bei der oft so wichtigen, automatisierten Kundenbindung enorm. Die Anbindung an einen Webshops (E-Commerce) ist auch oft ein wichtiges Auswahlkriterium.
Wichtige Kriterien für Kassen-Hardware und -Software nach KassenSichV
Beim täglichen Umgang mit Ihrem neuen Kassensystem kommt es auf eine optimale Bedienfreundlichkeit an. Diese ist vom Aufbau der Kassensoftware abhängig. Zudem sollten Sie u.a. die folgenden Punkte prüfen:
- Vorbereitung des Kassensystems für die Kopplung mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- steuerlich korrekte Verarbeitung von Gutscheinen
- Dokumentation von Preisänderungen, Stornos und Anpassungen der Stammdaten
- Vorbereitung der Kassennachschau
- kassensturzfähig
- revisionssichere Archivierung für 10 Jahre
- GoBD und KassenSichV
Im Fokus der neuen Kassensysteme stehen dabei der Manipulationsschutz und das interne Kontrollsystem – diese zwei Hauptkriterien sind in Zukunft mit der KassenSichV Standard in Deutschland.
